Архівування електронних листів надсилає їх усі в одне й те саме місце: у ваш архів. Архівований електронний лист видаляється з папки "Вхідні" та повністю зберігається в окремій папці. Таким чином, він буде заблокований, але не видалений, тому ви зможете отримати доступ до нього пізніше, якщо це буде потрібно.9 листопада 2022 р.
Рекомендуємо використовувати функцію «Архівувати». щоб ваша папка "Вхідні" була очищена від повідомлень, на які ви вже відповіли або на які ви вжили відповіді. Думайте про архів як про папку з файлами. Ви можете зберігати елементи в папці «Архів» і мати до них легкий доступ.
Час, протягом якого заархівовані електронні листи залишаються в Outlook, залежить від багатьох факторів, наприклад ваших налаштувань і параметрів архівування. За замовчуванням зберігаються заархівовані електронні листи на невизначений термін, якщо не вказано іншу тривалість.
Поштова скринька онлайн-архіву Outlook може зберігати старі повідомлення електронної пошти, де вони не займатимуть місце у вашій основній поштовій скриньці. Ця спеціалізована поштова скринька відображається поряд з іншими папками вашої поштової скриньки в Outlook.
Папка «Архів» ніколи не очищається автоматично. Будь-яку електронну пошту, яку ви бачите в кошику чи архіві, можна перемістити назад у папку вхідних.
Це також забезпечує чистоту вашої папки "Вхідні", а вкладень та інших файлів у безпеці. Однак архівування електронної пошти – це набагато більше, ніж порожня папка «Вхідні». Насправді для багатьох людей, архівування є важливим компонентом кращої організації та прозорої ділової практики.