Контрольована копія — це остання версія документа, і коли вносяться зміни, документ потрібно отримати та замінити. Неконтрольована копія – це неконтрольована копія, тобто її не замінюють, коли виходить нова версія. 13 вересня 2019 р.
Різниця між контрольованим і неконтрольованим Контрольовані документи завжди останньої редакції, і вам ніколи не потрібно перевіряти. Неконтрольовані документи можуть бути останньою версією, і якщо вам потрібна остання версія, вам потрібно перевірити (а якщо вам потрібна остання версія, її, ймовірно, слід контролювати).
Прикладами неконтрольованої документації можуть бути ті, що стосуються рутинних адміністративних завдань, таких як виробничі графіки або засоби відстеження загальної ефективності обладнання. Ці записи можна зберігати в локальних папках, наприклад у Vault, доступному в модулі системи управління якістю (QMS) від InstantGMP™.
Неконтрольована копія: У випадку, коли будь-який документ вимагає будь-яке зовнішнє агентство або зовнішній клієнт, він видається QA шляхом проставлення штампа «НЕКОНТРОЛЬОВАНА КОПІЯ» у верхньому правому куті кожної сторінки. Зазвичай записи про неконтрольоване копіювання не ведуться.
Спрощено кажучи, контрольований документ є документ, який має пройти офіційну перевірку, офіційне затвердження, контрольоване розповсюдження, контрольовану модифікацію та контрольоване зберігання та доступ. Або, іншими словами, контрольований документ – це документ, який проходить процеси контролю документів.
Контрольована копія — це остання версія документа, і коли вносяться зміни, документ потрібно отримати та замінити. Неконтрольована копія – це неконтрольована копія, тобто вона не замінюється під час випуску нової версії. Зазвичай неконтрольовані копії – це друковані копії.