Привітання (або привітання) у діловому листі завжди офіційне. Часто починається з «Шановний {Person's name}.” Знову ж таки, обов’язково вкажіть титул особи, якщо ви його знаєте (наприклад, пані, місіс, містер або доктор). Якщо ви не впевнені щодо імені або статі людини, просто вкажіть її ім’я.
Ви можете розпочати діловий лист із привітання Шановний, за яким слідує прізвище чи ім’я одержувача та двокрапка. Використовуйте прізвище, якщо ви погано знаєте людину, або якщо це перший контакт, і ім’я, якщо у вас з нею хороші стосунки.
Якщо ви не можете знайти ім’я та посаду одержувача, ви можете використовувати загальне привітання замість цього. Загальне привітання — це загальний спосіб звернення до особи чи групи людей, наприклад «Шановний пане та пані», «Якого це стосується» або «Шановний менеджер з найму».
У діловому листі стандартним привітанням є «Шановний». Почніть свій лист словами «Шановний [ім’я одержувача]» і додайте кому після імені. Ви можете звернутися до одержувача за почесним словом у поєднанні з його прізвищем або просто за ім’ям та прізвищем.
Кому це може стосуватися: використовуйте це привітання, якщо ви не знаєте імені, статі чи посади одержувача. Шановний менеджер з найму! Розгляньте це привітання, якщо вам відома посада одержувача, але не його ім’я. Шановний пане/шановна пані: це привітання доречне, якщо ви знаєте стать одержувача, але не знаєте його імені.
У першому абзаці має бути вказано мету листа, щоб читач знав, чого очікувати. Ви можете використовувати такі фрази, як: Я пишу, щоб запитати про …/дякую за …/подати заявку на посаду …/поскаржитися на …/запит …